Comment se déroule un audit de certification, de la préparation à la décision finale ?
L’audit de certification constitue une étape centrale pour une organisation souhaitant démontrer sa conformité à une norme ou à un référentiel. Loin de se résumer à une simple visite de contrôle, il s’intègre généralement dans un processus plus large qui débute avant l’intervention de l’auditeur et se poursuit jusqu’à l’examen des résultats et à la décision de certification.
Si les modalités précises varient selon le dispositif concerné, plusieurs grandes étapes permettent de comprendre le fonctionnement d’un audit de certification.
La préparation et l’étude du dossier
Avant l’audit, l’organisme candidat transmet les informations et documents nécessaires à l’étude de sa demande. Cette première phase permet notamment de définir le périmètre de la certification et de vérifier que les conditions sont réunies pour poursuivre la démarche.
Selon le référentiel, une étude de recevabilité peut être réalisée. Si certains éléments sont absents ou insuffisants, des compléments peuvent être demandés avant la planification de l’audit.
L’entreprise ou l’organisme candidat doit de son côté préparer les documents utiles, s’assurer que ses procédures sont à jour et vérifier que les équipes concernées connaissent les dispositions applicables.
L’audit documentaire et l’évaluation sur le terrain
L’audit permet ensuite de confronter les exigences du référentiel aux pratiques réelles de l’organisation. Une partie de l’évaluation peut porter sur les procédures, les enregistrements et différents éléments documentaires permettant de comprendre son fonctionnement.
L’auditeur s’intéresse également à leur application concrète. Selon le type de certification, cette évaluation peut prendre la forme d’une visite sur site, d’entretiens avec les équipes ou encore de l’observation d’une activité professionnelle ou d’une session de formation.
L’objectif est de recueillir des éléments factuels permettant d’établir si les exigences prévues sont effectivement respectées.
Que se passe-t-il lorsqu’un écart est identifié ?
Un audit ne conduit pas nécessairement à une conformité immédiate sur l’ensemble des critères. Des écarts peuvent être relevés lorsque les pratiques observées ne répondent pas complètement aux exigences du référentiel.
Ils sont consignés dans le rapport d’audit et peuvent nécessiter la mise en œuvre d’actions correctives. L’organisation doit alors analyser leur origine et apporter les éléments permettant de démontrer leur traitement dans les conditions prévues par le dispositif de certification.
Cette étape participe à l’intérêt même de l’audit : mettre en évidence les points nécessitant une correction avant qu’une décision définitive soit rendue.
De l’audit à la décision de certification
Une fois l’évaluation terminée, l’auditeur établit son rapport. Les résultats sont ensuite examinés dans le cadre du processus de décision.
Il est important de distinguer l’audit de la décision elle-même. L’auditeur recueille les constats et évalue la conformité, tandis que la certification est délivrée selon les modalités prévues par l’organisme certificateur.
En cas de décision favorable, un certificat peut être délivré. La démarche se poursuit généralement par des audits de surveillance puis, à l’issue du cycle prévu, par une procédure de renouvellement. L’audit initial constitue donc davantage le début d’un suivi dans la durée que l’aboutissement définitif de la démarche.
Cet article est une contribution libre rédigée par un auteur partenaire et non par la société elle-même.
